אחרי הפסקה ארוכה מהמתוכנן, הנה עוד כמה תובנות מוזרות מעולם הניתוח העסקי.
כבר יצא לי לראות מכרזים לייעוץ ארגוני. הם בדרך כלל נפתחים ברשימת תהליכים ובבקשה לקבלת הצעות לניתוח ושיפור שלהם. יצא לי לראות גם לא מעט דרישות מבצעיות (בצבא) או מסמכי אפיון (בכל מקום אחר) שמאורגנים לפי תהליכים.
תהליכים. תהליכים. תהליכים.
בדרך כלל מתחילים בתרשים זרימה. המתוחכמים בינינו ממשיכים בתרשימים מעניינים יותר ששמים דגש, למשל, גם על חלוקת תפקידים. המצוידים כמו שצריך בינינו משתמשים בBPMN. מכאן והלאה מגיעים ניתוחים שונים של התהליך : ניתוח עומסים, ביצועים, הצעות לייעול וכו'. ובסוף, אם צריך גם למחשב את כל העסק, פירוט של כל המטלות והשלבים בתהליך.
כל זה טוב ויפה. רק שני דברים קטנים מקלקלים את החגיגה.
הראשון הוא שלפעמים ה"תהליך" הוא בעצם לא תהליך.
ניקח לדוגמה מוסד אקדמי שרוצה לנתח "תהליך" של תיאום קורס במערכת השעות. נניח שכדי לקבוע את הקורס צריך לבצע ארבע פעולות:
א. לתאם יום ושעה עם המדריך
ב. לתאם כיתה פנויה
ג. לפרסם את הקורס בידיעון
ד. להכין חומרי לימוד לסטודנטים
אל דאגה, תרשים הזרימה כבר בדרך:
איזה יופי של תרשים. חבל שהתרומה שלו לניתוח העסקי היא אפסית.
הרי בשום מקום לא נאמר שהפעולות צריכות להתבצע דווקא בסדר הזה. כל מי שלמד באוניברסיטה נתקל לא פעם בקורסים שפורסמו בלי כיתה או אפילו בלי מועדים (ואפילו בלי מרצה). ולמה בכלל ההכנות האקדמיות והלוגיסטיות לקורס צריכות להיות תלויות בפרסום הידיעון ובתאום הכיתה. מי אמר שאחרי שתיאמו כיתה אי אפשר "לחזור אחורה" ולשנות או אפילו לבטל את התיאום. ובכלל, הקורס יכול להתקיים כסדרו (בצורה מבולגנת משהו) גם אם חלק מהשלבים ב"תהליך" הזה לא בוצעו בכלל!
התרשים הזה מתאר סדר הגיוני (אם כי לא ממש מחייב) של פעולות. הוא לא מתאר תהליך כי לא מדובר בתהליך. אני הייתי מעדיף לקרוא לו "אירוע קלנדרי"* (להבדיל מאירוע רגיל, שבו משתמשים למשל בEVENT PROCESSING ). ומדוע זה לא תהליך?
אז אולי במכרז כתוב "תהליך", אבל לפני שמתחילים לטפל ב"תהליך", בואו נבדוק קודם אם מדובר בתהליך...
בפרסום הבא - גם כשה"תהליך" הוא תהליך, הסתכלות תהליכית היא מוגבלת מדי מנקודת מבט עסקית
* תודה לדני שמילה ולדני דוד שעזרו לי להגיע לחלק מהתובנות האלו לפני כמה שנים.
כבר יצא לי לראות מכרזים לייעוץ ארגוני. הם בדרך כלל נפתחים ברשימת תהליכים ובבקשה לקבלת הצעות לניתוח ושיפור שלהם. יצא לי לראות גם לא מעט דרישות מבצעיות (בצבא) או מסמכי אפיון (בכל מקום אחר) שמאורגנים לפי תהליכים.
תהליכים. תהליכים. תהליכים.
בדרך כלל מתחילים בתרשים זרימה. המתוחכמים בינינו ממשיכים בתרשימים מעניינים יותר ששמים דגש, למשל, גם על חלוקת תפקידים. המצוידים כמו שצריך בינינו משתמשים בBPMN. מכאן והלאה מגיעים ניתוחים שונים של התהליך : ניתוח עומסים, ביצועים, הצעות לייעול וכו'. ובסוף, אם צריך גם למחשב את כל העסק, פירוט של כל המטלות והשלבים בתהליך.
כל זה טוב ויפה. רק שני דברים קטנים מקלקלים את החגיגה.
הראשון הוא שלפעמים ה"תהליך" הוא בעצם לא תהליך.
ניקח לדוגמה מוסד אקדמי שרוצה לנתח "תהליך" של תיאום קורס במערכת השעות. נניח שכדי לקבוע את הקורס צריך לבצע ארבע פעולות:
א. לתאם יום ושעה עם המדריך
ב. לתאם כיתה פנויה
ג. לפרסם את הקורס בידיעון
ד. להכין חומרי לימוד לסטודנטים
אל דאגה, תרשים הזרימה כבר בדרך:
איזה יופי של תרשים. חבל שהתרומה שלו לניתוח העסקי היא אפסית.
הרי בשום מקום לא נאמר שהפעולות צריכות להתבצע דווקא בסדר הזה. כל מי שלמד באוניברסיטה נתקל לא פעם בקורסים שפורסמו בלי כיתה או אפילו בלי מועדים (ואפילו בלי מרצה). ולמה בכלל ההכנות האקדמיות והלוגיסטיות לקורס צריכות להיות תלויות בפרסום הידיעון ובתאום הכיתה. מי אמר שאחרי שתיאמו כיתה אי אפשר "לחזור אחורה" ולשנות או אפילו לבטל את התיאום. ובכלל, הקורס יכול להתקיים כסדרו (בצורה מבולגנת משהו) גם אם חלק מהשלבים ב"תהליך" הזה לא בוצעו בכלל!
התרשים הזה מתאר סדר הגיוני (אם כי לא ממש מחייב) של פעולות. הוא לא מתאר תהליך כי לא מדובר בתהליך. אני הייתי מעדיף לקרוא לו "אירוע קלנדרי"* (להבדיל מאירוע רגיל, שבו משתמשים למשל בEVENT PROCESSING ). ומדוע זה לא תהליך?
ניתוח תהליכים לא רלוונטי כאן. אנחנו לא מקבלים ממנו שום יתרון : לא ניתוח עומסים, לא צווארי בקבוק, לא פיקוח ושליטה, ואפילו לא הצגה טובה של הפעילות שמתרחשת. במקרה כזה של אירוע קלנדרי, מתאים יותר לנתח את המצב בכלים אחרים: אבני דרך, גאנט, ודיאגרמת מצבים הרבה יותר רלוונטיים.
- כי אין סדר מחייב בין הפעולות. אולי חלק מהפעולות תלויות אחת בשניה (הקורס לא יפתח אם לא יפורסם בידיעון), אבל זה לא מחויב המציאות.
- כי אין גורם מסוים או מקום מסוים שבו הטיפול נמצא ברגע נתון. להפך, יש כמה גורמים שיכולים לפעול במקביל.
- כי לוחות הזמנים הרבה יותר חשובים נאשר סדר הפעולות. הקורס יתחיל ביום שנקבע בין אם הנבצע את כל פעולות ההכנה ובין אם לאו. אפשר להחליף יום ומרצה אחרי שתואמה כיתה, אבל אחרי שפורסם ספר הידיעון זה כבר יותר בעייתי. וכו'.
אז אולי במכרז כתוב "תהליך", אבל לפני שמתחילים לטפל ב"תהליך", בואו נבדוק קודם אם מדובר בתהליך...
בפרסום הבא - גם כשה"תהליך" הוא תהליך, הסתכלות תהליכית היא מוגבלת מדי מנקודת מבט עסקית
* תודה לדני שמילה ולדני דוד שעזרו לי להגיע לחלק מהתובנות האלו לפני כמה שנים.
